Shared Service adalah konsolidasi atau sebuah business model yang memungkinkan sumber daya – sumber daya atau resources yang ada untuk keseluruhan elemen yang ada di dalam organisasi tersebut untuk level customer-service yang sudah ditentukan sebelumnya. Shared Services adalah sebuah business unit yang terpisah yang diciptakan dalam sebuah perusahaan, sebuah organisasi atau sebuah agen yang bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan atau services kepada operating business unit dan fungsi – fungsi korporasi di perusahaan atau organisasi tersebut.
Selain itu, Shared service bisa juga berarti penyediaan sebuah service atau pelayanan oleh satu bagian dari sebuah organisasi atau grup di mana service tersebut sebelumnya sudah ditemukan di dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan tersebut. Secara harafiahnya, shared service adalah sebuah service atau layanan yang di-share atau dibagi pemakaian atau penggunaannnya oleh beberapa ataupun semua bagian -bagian entitas di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Faktor pendanaan maupun sumberdaya dari service dibagi dan department yang menyediakan pelayanan tersebut secara efektif menjadi sebuah internal service provider atau sebuah penyedia jasa layanan internal. Ide utama dari shared service adalah “sharing” dalam sebuah organisasi atau group. Sharing ini secara fundamental dibutuhkan untuk memasukkan shared accountability atau akuntabilitas pembagian dari hasil oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan tersebut diboyong oleh sang provider. Di sisi sebaliknya, sang provider perlu untuk memastikan bahwa hasil yang sudah disetujui bersama tersebut disampaikan berdasarkan standard tertentu yang sudah ditetapkan (KPIs, cost, kualitas, dll). Shared Services juga bisa diterapkan dalam hubungan antar dua buah organisasi yang berbeda maupun lebih, untuk bagian yang berbeda dari kedua organisasi tersebut.
Contoh
kasus The New York Times, sebuah research and development group yang dipekerjakan oleh surat kabar The New York Times, mengembangkan sebuah sistem shared service di antara dua lusin produsen surat kabar, sebuah stasiun radio dan lebih dari 50 unit websites. Fungsi utama dari shared services yang dikembangkan oleh sang research and development group ini untuk The New York Times adalah untuk menambahkan dan mendukung inovasi yang ada di dalam business unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Ada beberapa keuntungan atau advantages yang didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared services di dalam business units network-nya adalah:
1. Cost-efficiency or Economies of Scale – Dengan menerapkan sistem shared services ini pastinya akan lebih hemat secara cost untuk pihak The New York Times.
2. Jika ada satu inovasi positif yang ingin diterapkan oleh pihak The New York Times akan bisa langsung disampaikan dan diterima oleh semua business units yang terhubungkan secara sistem shared services oleh pihak The New York Times tersebut.
3. Adanya sebuah proses yang sudah terstandardisasikan untuk keseluruhan business units yang tergabung dalam network The New York Times.
4. Common Technology Platform – Dimungkinkannya transformasi yang terkoordinasi antara front, middle dan back-offices yang tergabung dalam network shared services tersebut.
5. Semua Operating units bebas untuk focus kepada proses operasional mereka dan external customers mereka. Jika sewaktu -waktu ada masalah mereka bisa kembali kepada Shared Services untuk support.
6. Decision Support – Data yang dianalisa dan disampaikan adalah data yang sudah reliable dan sudah siap untuk dieksekusi.
7. Flexibility – Shared Services bisa disumberkan melalui berbagai multiple delivery channels dan berbagai lokasi geographis.
8. Scalability – Shared Services delivery model bisa diukur untuk akuisi dari segi dan aspek geographis dan expansi service scope dengan biaya tambahan yang relatif rendah.
9. Diperoleh berbagai inisiatif yang beragam. Ini dimungkinkan karena adanya berbagai pihak yang terlibat dalam upaya inovasi teknologi informasi.
10. Adanya support bagi inovasi dalam unit bisnis melalui kerjasama dengan pihak lain yang lebih kompeten dibidang masing-masing, sehingga akan tercapai inovasi yang unggul. Hal ini sejalan dengan pendapat O’Brien (2005) yang menyatakan bahwa salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi persekutuan, dimana perusahaan membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Langkah ini dilakukan melalui kerjasama dengan perusahaan di bidang IT (Adobe developers, Times Widgets), perusahaan jasa hiburan (Netflix).
11. Semenjak mulai berinovasi, The New York Times tidak memerlukan modal investasi yang terlalu besar. Menurut O’Brien (2005) salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan berusaha memangkas biaya-biaya dalam proses bisnis. The New York Times mampu meningkatkan pendapatan sekaligus memangkas biaya, melakukan efisiensi melalui perbaikan proses (process development) dan otomatisasi. Upaya ini dilakukan melalui penggunaan software untuk rapid development berupa penggunaan aplikasi pengembangan cepat (rapid application), yaitu software metode pengembangan yang digunakan untuk perencanaan singkat sebelum membentuk prototipe rapid.
Pertumbuhan penggunaan shared services dalam kehidupan berbisnis secara terus menerus dihubungkan dengan restrukturisasi bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga terus tumbuh seiring dengan pertumbuhan entitas bisnis secara keseluruhan di dunia ini dan juga kegunaannya untuk membentuk sebuah platform atau landasan yang kokoh untuk pertumbuhan global yang bertumbuh secara cepat. Secara umum, faktor pendorong yang kuat untuk mengimplementasikan shared services sering sekali berhubungan dengan costs, kualitas, speed, dependablity, dan flexibility.
Beberapa keterbatasan atau disadvantages yang didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared services di dalam business units network-nya adalah:
1. Resistence to Change – Perubahan management yang efektif harus menjadi sebuah komponen dari implementasi shared services tersebut, tanpa memandang bulu sumbernya.
2. Legacy Systems – Walaupun selalu tidak menjadi mungkin, shared services dan interogasi sistem adalah bagian dari proyek transformasi yang bisa menghasilkan hasil yang sukses. Keterbatasan dari legacy bisa membuat hasil yang diinginkan tidak optimal.
3. Leadership – Ada saat – saat yang sulit, di mana semua orang harus mempunyai pandangan yang sama bilamana ada kebijakan yang ingin diterapkan
4. Shared Service Team – Perilaku dan Kemampuan yang telah ditentukan oleh sebuah team yang service-oriented diprioritaska untuk memungkinkan dan memampukan teknologi untuk mengoptimalisasi proses yang bisa jadi tidak eksis dalam organisasi hari ini. Pastikan dalam menentukan orang yang tepat sebelum kita memulainya.
5. Perusahaan yang sehat dan berkembang perlu menyisihkan 90-95% dari dana inovasinya untuk inovasi sesuai inti bisnisnya dan 5-10% untuk model bisnis baru. Artinya perlu ada kepastian dana yang tidak sedikit dalam upaya inovasi ini. Hal ini bertolak belakang dengan upaya The New York Times yang justru melakukan efisiensi biaya.
6. Keterbukaan The New York Times untuk menjalin kerjasama dengan pihak luar yang memiliki beragam inisiatif berbeda membuka peluang pada terbukanya “informasi berharga” kepada pihak luar yang mungkin tidak menguntungkan bagi The New York Times.
7. Industri surat kabar menghadapi permasalahan yang komplek, oleh karena itu memerlukan kesabaran untuk mengembangkan model bisnis yang baru dan memastikan budget keuangan perusahaan selalu tersedia.
Secara umum, kelemahan dari shared services adalah proses yang dihasilkan secara keseleruhan akan dibuatnya lebih panjang dan lebih kompleks. Suatu sistem yang mampu menampung dan menyebarkan kembali ide-ide dari masing-masing individu maupun tim perusahaan memerlukan infrastruktur teknologi informasi yang lebih baik dan akan membutuhkan dana yang tidak sedikit.
